Succesvol leiden van een conference call geeft u de mogelijkheid om uw vermogen te beheren en directe anderen te tonen. Hier zijn een paar tips om ervoor te zorgen dat de oproep succesvol is en verzekert u van de best mogelijke foto van jezelf presenteren.
Stappen
- 1Schema en plannen. Wees bewust van de dienstregelingen van anderen wanneer u beslist over de tijd. Als andere aanwezigen zijn in verschillende gebieden, bedrijven, of, zorg ervoor dat je niet bemoeien met hun plannen. Vermijd lunchpauzes, eerste ding in de ochtend gesprekken en gesprekken die vereisen dat een deelnemer aan het werk na de normale kantooruren.
- 2Stuur een vergaderverzoek. Zodra je hebt besloten op een tijd, stuur een vergaderverzoek. Deze vergadering verzoek moet omvatten alles van de aanwezigen en deelnemers zullen vereisen in te loggen op de oproep (oproep in aantal en wachtwoord) en een agenda met onderwerpen die moeten worden besproken, inclusief een lijst van verantwoordelijkheden. De agenda moet vragen of opmerkingen die u verwacht van andere leden te dekken. Focus op de positieve aspecten eerst, dan dekken uitdagingen en bieden oplossingen of ideeën om obstakels te overwinnen u te bespreken.
- Vermijd het gebruik van een klant of manager conference bridge sinds houtkap in het begin misschien een ander gesprek te onderbreken of kost uw klant geld.
- Alle taken die u toekent aan iemand anders moeten worden besproken voordat u verstuurt de agenda. Het laatste wat je wilt doen is vertellen een klant of manager dat iemand anders iets hebt, als je die persoon niet gevraagd om het werk nog te doen.
- 3Maak een lijst van aanwezigen, waaronder waar ze vandaan komen en algemene persoonlijke informatie die je hebt over hen. U kunt dit gebruiken om te chatten terwijl je wacht op aanvullende aanwezigen om mee te doen.
- 4Stuur een herinnering e-mail de dag van het gesprek als het na de lunch, of de dag ervoor als het gesprek is gepland in de ochtend. Dit zal helpen ervoor zorgen dat iedereen op tijd aankomt. U kunt ook gebruik maken van deze gelegenheid gebruik om alle rapporten of documenten die nodig zullen zijn op de oproep te verzenden. Als iemand anders gemaakt van deze materialen, moet u ze krediet (of te voorkomen schuld van vallen op je) aan te geven door het doorsturen van de boodschap die zij aan u met de documenten verzonden of zeggen: "Ik heb John's rapport, dat hij zal lopen door op bevestigd de oproep ". Het is uw verantwoordelijkheid als leider van de oproep om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina en dat iedereen heeft hun verantwoordelijkheden om het gesprek afgerond voorafgaand.
- 5Beoordelen alle informatie die u presenteren.
- 6Start het gesprek. Wees op tijd. Meld u aan bij de conference call 10 minuten vroeg als mogelijk. Sommige gereedschappen laat je niet inloggen op totdat het geplande tijdstip en anderen zullen niet toestaan dat iemand communiceren tot een leider met een speciaal wachtwoord inlogt inch Zorg ervoor om de brug te testen op voorhand als je niet bekend bent met de tool die u in bent gebruikt.
- 7Meestal, zal ten minste een persoon te laat, zo hebben sommige noten handig om kleine praten initiëren en te voorkomen dat een lange stilte aan het begin van het gesprek. Zorg ervoor dat alle aanwezigen worden geïntroduceerd (naam, titel en de rol die zij spelen) aan iedereen die ze niet vertrouwd zijn met, vooral uw klanten. Start het gesprek 3-5 minuten na de geplande starttijd indien mogelijk, zelfs als alle aanwezigen zijn niet aanwezig.
- 8Volg uw agenda - Je nam de tijd om het samen te stellen, dus volg het. Zorg ervoor dat u een oogje houden op de klok als aanwezigen mogelijk niet in staat om te blijven langs de geplande eindtijd. Wees bewust van de tijd behoeften van uw presentatoren. Het is jouw taak om ervoor te zorgen dat alles is bedekt.
- 9Blijf geconcentreerd en aantekeningen. Vermijd het gebruik van de mute-knop, terwijl anderen spreken, indien mogelijk. Mensen in het kantoor hebben minder kans om u te onderbreken terwijl u op het gesprek als je kijkt alsof je betrokken bent. Dit is uw kans om te laten zien hoeveel je weet over het onderwerp dat je bespreken. Niet over belofte en voel je vrij om te zeggen dat je weer aan iedereen met antwoorden op vragen die je niet verwacht.
- 10Aan het eind van het gesprek, vragen of iemand heeft vragen en zorg ervoor dat ze worden beantwoord of beantwoord zullen worden na de oproep. Als een follow-up bijeenkomst nodig is, plannen dit voordat iemand ophangt. Bedankt iedereen voor hun tijd en wensen hen een goede dag of week (end).
- 11Onmiddellijk na het gesprek doorzetten, een samenvatting en stuur het naar alle deelnemers. Deze samenvatting dient twee doelen: 1) het zorgt ervoor dat iedereen begrijpt en heeft een lijst met hun verantwoordelijkheden en 2) het documenteert het gesprek schriftelijk in het geval er verschillen zijn later. Misschien vindt u meer dan eens gered door een goed gesprek recap. Vergeet niet te vragen om correcties of aanpassingen aan de recap eventueel nodig zijn.
- 12Na het gesprek, volgen door! Zorg ervoor dat u actie ondernemen zoals besproken en beantwoorden alle vragen in een redelijke hoeveelheid tijd. Eventuele termijnen gesteld, hen ontmoeten. Wanneer de werkzaamheden van andere afdelingen of medewerkers was beloofd, zorg dan dat deze wordt afgeleverd.
Tips
- Hier is een checklist met betrekking tot de items die je nodig hebt voor een geslaagde oproep:
- Schema een goede tijd voor iedereen, met aandacht voor de tijdzones van de internationale deelnemers.
- Agenda
- Vergadering uitnodigen of aanvragen
- Reminder e-mail met alle rapporten of documenten
- Small talk onderwerpen voor het begin van het gesprek
- Titels, verantwoordelijkheden en namen van iedereen die moet worden ingevoerd
- Bel Recap
- Vergeet niet om:
- Let op de klok
- Maak notities
- Volg via
- In een conference call, de deelnemers hebben de neiging om te zitten in de "achter in de klas '. Het is erg moeilijk om beursdeelname. Wees proactief en vragen te stellen van bepaalde mensen. In plaats van te vragen of iemand vragen heeft, vraag dan een specifiek persoon om het onderwerp van discussie relevant een vraag, dat wil zeggen, "Bob, heb je alle informatie die je nodig hebt om het onderwerp tekst te maken gekregen?"
Waarschuwingen
- Dit artikel is niet met de titel "hoe je een succesvol gesprek voeren als je geen idee waar je het over" of "hoe gevoelige kwesties aan te pakken op een conference call."
- Misschien wilt u de deelnemers dat ze stom kunnen gebruiken herinneren, maar ze moeten het gesprek niet op "hold" tijdens de vergadering als deze zal waarschijnlijk introduceren zeer storend muziek of advertentie aan de conference call.